АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 августа 2013 г. № 309-рг

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ

В соответствии с распоряжением Администрации города Костромы от 29 декабря 2012 года № 415-рг "О внедрении электронного документооборота в Администрации города Костромы", в целях приведения Инструкции по делопроизводству в Администрации города Костромы в соответствие со структурой Администрации города Костромы, руководствуясь статьями 42, 44, частью 1 статьи 57 Устава города Костромы, обязываю:
1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Костромы, утвержденную распоряжением Главы города Костромы от 4 июня 2009 года № 115-рг (с изменениями, внесенными распоряжениями Администрации города Костромы от 13 сентября 2010 года № 267-рг, от 15 февраля 2012 года № 43-рг), следующие изменения:
1.1. в пункте 1.1.3 слово ", территориальных" исключить;
1.2. в пункте 1.2.1 слово ", территориальных" исключить;
1.3. в пункте 1.2.2 слово ", территориальных" исключить;
1.4. в пункте 1.2.3 слова "и кадровой работы (далее - Управление организационной работы) Администрации города Костромы (далее - Отдел по оргработе и документообороту)" заменить словами "и связей с общественностью Администрации города Костромы (далее - Управление организационной работы)";
1.5. в пункте 1.2.6 слово ", территориальный" исключить;
1.6. в пункте 2.1.1:
1.6.1. в подпункте "б" слово ", территориального" исключить;
1.6.2. в подпункте "в" слово ", территориальном" исключить;
1.6.3. в подпункте "г" слово ", территориального" исключить;
1.6.4. в подпункте "ш" слово ", территориальный" исключить;
1.7. в наименовании подраздела 2.3 слова ", территориального" исключить;
1.8. в пункте 2.3.3 слова ", территориальных" исключить;
1.9. в наименовании подраздела 2.4 слово ", территориальном" исключить;
1.10. в пункте 2.4.1 слова ", территориальном", "адрес сайта Администрации города Костромы в сети Интернет," исключить;
1.11. в пункте 2.4.4 слова ", адрес сайта Администрации города Костромы в сети Интернет начинается с указания на протокол "http://" исключить;
1.12. в пункте 2.5.1 слово ", территориального" исключить;
1.13. пункт 2.8.1 изложить в следующей редакции:
"2.8.1. Регистрационный номер муниципального правового акта состоит из его порядкового номера в течение календарного года, который дополняется через дефис:
а) для постановлений Администрации по кадровым вопросам - индексом "пк";
б) для распоряжений Администрации - индексом "рг";
в) для кадровых распоряжений Администрации - индексом "кг";
г) для распоряжений заместителей главы Администрации - индексом "рз" и через дробь римской цифрой от I до IV, где:
I - первый заместитель главы Администрации;
II - заместитель главы Администрации, курирующий сферу финансов, экономики и муниципального заказа;
III - заместитель главы Администрации, курирующий сферу городского хозяйства;
IV - заместитель главы Администрации - председатель Комитета образования, культуры, спорта и работы с молодежью Администрации;
д) для распоряжений руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации - индексом "р";
е) для приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации - индексом "пр".";
1.14. в пункте 2.8.3 слова "индексом дела по номенклатуре дел" заменить словами "порядковым номером заголовка дел по номенклатуре";
1.15. пункт 2.8.4 изложить в следующей редакции:
"2.8.4. Регистрационный номер документа, подписанного главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации состоит из порядкового номера заголовка дел по номенклатуре, индекса "исх", порядкового регистрационного номера и двух последних цифр номера года, указываемых через косую черту.";
1.16. в пункте 2.8.5 слово ", территориального" исключить, слова "индекс по номенклатуре дел" заменить словами "порядковый номер заголовка дел по номенклатуре";
1.17. в пункте 2.9.2 слово "индекс" заменить словами "регистрационный номер";
1.18. в пункте 2.10.2 слово ", территориального" исключить;
1.19. в пункте 2.10.9 слово ", территориальные" исключить;
1.20. в пункте 2.11.7 слово ", территориальных" исключить;
1.21. подраздел 2.12 дополнить пунктом 2.12.3 следующего содержания:
"2.12.3. При рассмотрении документа в системе электронного документооборота резолюция оформляется в соответствующем поле карточки задачи и утверждается электронной подписью.";
1.22. в подпункте "г" пункта 2.15.8 слово ", территориального" исключить;
1.23. пункт 2.18.1 изложить в следующей редакции:
"2.18.1. Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (18 пунктов) и печатается от левого края текстового поля.";
1.24. пункт 2.18.8 после слов "Исполняющий обязанности" дополнить словами "начальника Управления";
1.25. пункт 2.18.9 изложить в следующей редакции:
"2.18.9. На документах, подписываемых исполняющим обязанности главы Администрации, реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности
главы Администрации города Костромы О.В.Болоховец

На документах, оформленных на продольном должностном бланке главы Администрации, реквизит "Подпись" исполняющего обязанности главы Администрации оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности
главы Администрации города Костромы О.В.Болоховец";

1.26. пункт 2.20.2 изложить в следующей редакции:
"2.20.2. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.";
1.27. подраздел 2.20 дополнить пунктом 2.20.4 следующего содержания:
"2.20.4. При согласовании документа в системе электронного документооборота виза согласования проставляется в соответствующем поле карточки задачи системы электронного документооборота и подтверждается электронной подписью.";
1.28. пункт 2.21.2 изложить в следующей редакции:
"2.21.2. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть окончания наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.";
1.29. в подпункте "б" пункта 2.21.3 слово ", территориального" исключить;
1.30. пункт 2.22.2 дополнить предложением вторым следующего содержания "Допускается копию документа заверять печатью.";
1.31. дополнить подраздел 2.23 пунктом 2.23.3 следующего содержания:
"2.23.3. В случае адресации документа за пределы города Костромы перед номером телефона исполнителя в скобках указывается код города Костромы.";
1.32. подраздел 2.24 изложить в следующей редакции:
"2.24. Отметка об исполнении документа, поставленного
на контроль, и направлении его в дело

2.24.1. Отметка об исполнении документа, поставленного на контроль, и направлении его в дело, включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении.
2.24.2. Если к документу не приложена копия ответного письма, из которого видно, как решен вопрос, исполнитель готовит на имя должностного лица, наложившего резолюцию, служебную записку о том, когда и как исполнен документ, или прикладывает материалы, подтверждающие исполнение документа.";
1.33. в наименовании подраздела 2.25 слово ", территориальный" исключить;
1.34. пункт 2.25.1 изложить в следующей редакции:
"2.25.1. Отметка о поступлении документа в Администрацию, отраслевой (функциональный) орган Администрации содержит наименование органа, в который поступил документ, регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).";
1.35. в пункте 2.27.3:
1.35.1. подпункт "д" изложить в следующей редакции:
"д) бланк распоряжения заместителя главы Администрации (приложение 6);";
1.35.2. подпункт "ж" признать утратившим силу;
1.36. в пункте 2.27.4:
1.36.1. в абзаце первом слово ", территориальных" исключить;
1.36.2. в подпункте "а" слово ", территориального" исключить;
1.36.3. в подпункте "б" слово ", территориального" исключить;
1.36.4. в подпункте "в" слово ", территориального" исключить;
1.36.5. в подпункте "г" слово ", территориального" исключить;
1.37. в пункте 2.27.5 слово ", территориальными" исключить;
1.38. в пункте 2.27.6 слово ", территориальных" исключить, слова "ГОСТ 6.30-2003" заменить словами "ГОСТ Р 6.30-2003";
1.39. в пункте 2.27.7:
1.39.1. в абзаце первом слово ", территориального" исключить;
1.39.2. в подпункте "в" слово ", территориального" исключить;
1.40. в подпункте "в" пункта 2.27.8 слово ", территориального" исключить;
1.41. в пункте 2.27.10 слово "Поручения" заменить словами "Резолюции на входящие документы", слово ", территориальных" исключить;
1.42. в пункте 2.27.11 слово ", территориальными" исключить;
1.43. в пункте 2.28.4 слово ", территориальных" исключить;
1.44. в пункте 2.28.5 слова "Отделом по оргработе и документообороту" заменить словами "Управлением организационной работы";
1.45. в пункте 3.1.1:
1.45.1. подпункт "е" пункт 3.1.1 изложить в следующей редакции:
"е) распоряжений заместителя главы Администрации;";
1.45.2. в подпункте "ж" слово ", территориальных" исключить;
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: следует читать: "...", территориальных" исключить".
------------------------------------------------------------------
1.45.2. в подпункте "з" слово ", территориальных";
1.46. в пункте 3.1.6 слова "статьей 51" заменить словами "статьей 61";
1.47. в пункте 3.2.6 слово ", территориальным" исключить;
1.48. в пункте 3.2.14 слово "комиссии" заменить словами "этого органа";
1.49. в подпункте "в" пункта 3.3.4 слово ", территориальном" исключить;
1.50. в пункте 3.3.7:
1.50.1. слово ", территориальный" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.50.2. в абзаце третьем слово "Начальнику" исключить;
1.51. в пункте 3.4.2 слова "частью 3 статьи 49" заменить "статьей 59";
1.52. в пункте 3.5.12 слово ", территориального" исключить;
1.53. в подпункте "в" пункта 3.5.13 слово ", территориальных" исключить;
1.54. абзац пятый пункта 3.8.31 изложить в следующей редакции:
"Внести в статью 16 Положения о..., утвержденного решением Думы города Костромы от ..... № ..., изменение, изложив ее в следующей редакции:";
1.55. в пункте 3.9.1 слово ", территориальным" исключить;
1.56. в пункте 4.2.1:
1.56.1. подпункт "з" изложить в следующей редакции:
"з) подпись Главы города Костромы;";
1.56.2. подпункт "и" признать утратившим силу;
1.57. в пункте 4.2.2:
1.57.1. в абзаце первом цифры "25" заменить цифрами "29", цифры "46" заменить цифрами "55";
1.57.2. в абзаце третьем слова "статьями 25 и 46 Устава города Костромы" заменить словами "статьями 29, 55 Устава муниципального образования городского округа город Кострома";
1.58. в подпункте "з" пункта 5.2.1 слово "Главы" заменить словами "главы Администрации";
1.59. в пункте 5.2.5:
1.59.1. в абзаце первом слова "статью 35 и часть 1 статьи 47 Устава города Костромы, определяющие компетенцию Главы города Костромы" заменить словами "статьи 42, 44, частью 1 статьи 57 Устава города Костромы, определяющие компетенцию главы Администрации города Костромы";
1.59.2. в абзаце третьем слова "руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи 47" заменить словами "руководствуясь статьями 42, 44, частью 1 статьи 57";
1.60. в пункте 5.4.2:
1.60.1. в подпункте "в" слово "территориальных" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.60.2. подпункт "г" изложить в следующей редакции:
"г) наименование вида документа: распоряжение заместителя главы Администрации, распоряжение или приказ;";
1.61. в пункте 5.4.4 слова "на статью 35 и часть 2 статьи 47 Устава города Костромы, определяющие компетенцию заместителей главы Администрации по принятию правовых актов либо на соответствующий пункт положения об отраслевом (функциональном), территориальном органе Администрации, определяющий" заменить словами "на часть 2 статьи 57 Устава города Костромы, определяющей компетенцию заместителей главы Администрации по принятию правовых актов, либо на часть 3 статьи 57 Устава города Костромы и соответствующий пункт положения об отраслевом (функциональном), территориальном органе Администрации, определяющие";
1.62. в абзаце втором пункта 6.1.5 слова "Отделе по оргработе и документообороту" заменить словами "Управлении организационной работы", слово ", территориальный" исключить;
1.63. в пункте 6.2.2 слово "поручений" заменить словом "документов";
1.64. в пункте 6.2.4 слово ", территориальных" исключить;
1.65. пункт 6.2.5 изложить в следующей редакции:
"6.2.5. Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, установленных настоящей Инструкцией.
Служебные письма, подписываемые главой Администрации или лицом, исполняющим его обязанности, оформляются на продольном должностном бланке главы Администрации или угловом бланке письма Администрации.
Служебные письма, подписываемые заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, а также лицами, исполняющими их обязанности, оформляются на угловом бланке письма Администрации.";
1.66. в пункте 6.2.6 слово ", территориальных" исключить;
1.67. в абзаце четвертом пункта 6.2.10 слова "Главы города Костромы" заменить словами "главы Администрации города Костромы";
1.68. в пункте 6.2.12 слово ", территориальных" исключить;
1.69. в абзаце втором пункта 6.3.7 слово ", территориальных" исключить;
1.70. подраздел 6.4 изложить в следующей редакции:
"6.4. Протоколы

6.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и прочего.
6.4.2. Протоколы могут вестись в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.4.3. Протоколы имеют следующие реквизиты:
а) наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ", печатаемое прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом кеглем № 16 и выравниваемое по центру;
б) вид заседания, совещания, название коллегиального (совещательного) органа - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов и согласуется с ним в родительном падеже, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
в) место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру;
г) дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов. Номер протокола печатается арабскими цифрами после слова "ПРОТОКОЛ" и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола;
д) текст протокола;
е) подпись - отделяется от текста интервалом 36 пунктов. Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании, совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).
6.4.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
6.4.5. Во вводной части указываются:
а) председатель коллегиального органа или председательствующий на заседании (совещании);
б) секретарь коллегиального органа или лицо, ведущее протокол;
в) список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их число превышает 15 человек.
6.4.6. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается с абзацного отступа.
6.4.7. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Для каждого раздела указывается наименование вопроса. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
6.4.8. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.
6.4.9. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
6.4.10. Текст краткого протокола состоит из вводной и основной частей.
6.4.11. Вводная часть начинается со слова "Председательствовал", которое печатается через интервал от предыдущего реквизита прописными буквами через 1 межстрочный интервал с указанием должности, инициалов и фамилии председательствовавшего на заседании, совещании.
Слово "Присутствовали" печатается от абзацного отступа, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.
Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:
заместители главы Администрации города Костромы.
6.4.12. Многострочные наименования должностей присутствующих отделяются интервалом 12 пунктов.
6.4.13. Вводная часть отделяется от основной части протокола интервалом 18 пунктов.
6.4.14. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения и данные поручения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Ниже под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указываются принятые по вопросу решения и данные поручения.
Например:

1. Об оперативной обстановке в городе
с 20 по 27 мая 2013 года
________________________________________
(А.Г.Лаговский, О.В.Болоховец)

6.4.15. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
6.4.16. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждому совещательному (коллегиальному) органу. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
6.4.17. Копии протоколов (выписки из протоколов) рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель отраслевого (функционального), территориального органа Администрации, осуществляющий подготовку совещания (заседания), или должностное лицо, ведущее протокол.";
1.71. в пункте 6.5.2:
1.71.1. подпункт "а" дополнить словами "(при необходимости)";
1.71.2. подпункт "г" после слов "арабскими цифрами" дополнить словами "после слова "АКТ";
1.72. в пункте 6.6.2 слово ", территориального" исключить;
1.73. в пункте 6.6.3:
1.73.1. слово ", территориальных" исключить;
1.73.2. в подпункте "б" слова ", и номер в соответствии с номенклатурой дел отраслевого (функционального) органа Администрации" исключить;
1.74. подраздел 7.1 изложить в следующей редакции:
"7.1. Общие правила организации документооборота

7.1.1. В Администрации устанавливается децентрализованная система документооборота, по которой обязанности в области документооборота и исполнения документов распределяются между отраслевыми (функциональными) органами Администрации в соответствии с Регламентом Администрации города Костромы, настоящей Инструкцией и иными муниципальными правовыми актами города Костромы.
7.1.2. Управлением организационной работы осуществляются:
а) регистрация и рассылка постановлений и распоряжений Администрации, муниципальных правовых актов заместителей главы Администрации;
б) прием документов, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, за исключением обращений граждан;
в) регистрация и сканирование документов, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, за исключением обращений граждан, в системе электронного документооборота;
г) распределение документов, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, через систему электронного документооборота;
д) регистрация и отправка исходящих документов, подписанных главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации;
е) информационно-справочная работа по прохождению документов; техническое оформление (тиражирование) документов и их хранение;
ж) контроль и анализ деятельности по исполнению поручений, содержащихся в муниципальных правовых актах Администрации, письменных резолюций главы Администрации к входящим документам, поручений, содержащихся в решениях Совета Администрации.
7.1.3. В Отделе контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации города Костромы (далее - Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан) осуществляются:
а) прием письменных и устных обращений граждан, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации;
б) регистрация и сканирование обращений граждан, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, в системе электронного документооборота;
в) распределение обращений граждан, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, через систему электронного документооборота;
г) отправка ответов на обращения граждан, подписанных главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации;
д) регистрация и отправка исходящих документов на поручения губернатора Костромской области и его заместителей от имени главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации;
е) контроль и анализ деятельности по работе с обращениями граждан и исполнению письменных резолюций главы Администрации к ним;
ж) контроль и анализ деятельности по исполнению поручений губернатора Костромской области и его заместителей, главы Администрации.
7.1.4. Специалист по мобилизационной работе и защите государственной тайны Администрации осуществляет возложенные на него функции в области работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом "ДСП".
7.1.5. Во всех отраслевых (функциональных) органах Администрации осуществляется подготовка, регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно отраслевым (функциональным) органам Администрации, их руководителям, либо документов, поступающих непосредственно в отраслевые (функциональные) органы Администрации в соответствии с муниципальными правовыми актами.";
1.75. в пункте 7.2.1 слово ", территориальным" исключить;
1.76. в пункте 7.2.2 слово ", территориальный" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.77. в пункте 7.2.3 слово ", территориальных" исключить, слова "и Административно-правовым управлением" исключить;
1.78. подразделы 7.3-7.6 изложить в следующей редакции:
"7.3. Прием, обработка, регистрация и распределение
входящих документов

7.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающих в Администрацию документов (далее - входящие документы) осуществляется Управлением организационной работы, за исключением случаев, указанных в настоящем подразделе.
7.3.2. Письменные обращения граждан, адресованные Администрации, главе Администрации, заместителям главы Администрации и руководителю аппарата Администрации, направляются для обработки и регистрации в Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан. Письменные обращения граждан, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, обрабатываются и регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, в этом отраслевом (функциональном) органе Администрации.
7.3.3. Протоколы совещаний при губернаторе Костромской области, его заместителях и запросы по их исполнению направляются для обработки и регистрации в Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан.
7.3.4. Адресованные главе Администрации обращения руководителей муниципальных учреждений и предприятий, муниципальных служащих, работников Администрации по вопросам трудовых отношений направляются в Отдел кадровой работы Администрации.
7.3.5. Судебные приказы, решения, определения и постановления судов общей юрисдикции или арбитражных судов, а также судебные повестки и иные судебные извещения передаются в Правовое управление и регистрируются в день их поступления служащим Правового управления, в обязанности которого входит организация делопроизводства.
7.3.6. Прием и регистрация входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом "ДСП", осуществляется специалистом по мобилизационной работе и защите государственной тайны Администрации.
7.3.7. Уведомления о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях регистрируются отделом по связям с общественностью Управления организационной работы в день их поступления.
7.3.8. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
7.3.9. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
7.3.10. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
7.3.11. При приеме документов, доставленных нарочно, на экземпляре заявителя проставляется отметка: "Администрация города Костромы ПОЛУЧЕНО "___" ______ 20__".
7.3.12. Входящие документы учитываются и распределяются на документы, регистрируемые в системе электронного документооборота и нерегистрируемые.
7.3.13. Не подлежат регистрации:
а) материалы справочно-информационного характера;
б) документы первичного бухгалтерского учета;
в) приглашения на совещания, иные мероприятия, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;
г) периодические печатные издания, книги и брошюры, рекламные извещения, плакаты, буклеты;
д) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, программы совещаний, конференций;
е) учебные планы, программы;
ж) прейскуранты цен;
з) технические условия;
и) документы, связанные с ведением коллективных переговоров;
к) формы статистической отчетности;
л) корреспонденция, адресованная с пометкой "лично".
Документы, поступившие в Администрацию, подлежат регистрации в день поступления.
7.3.14. Документы, поступившие в Администрацию после 15.00 часов и не имеющие срока исполнения менее 3 дней, подлежат регистрации на следующий день.
7.3.15. Регистрация входящих документов осуществляется в Управлении организационной работы с вводом их реквизитов и сканированных копий в систему электронного документооборота. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.3.16. Регистрационный номер входящих документов включает:
а) порядковый номер заголовка дел по номенклатуре, отделяемый дефисом;
б) порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива документов, отделяемый дробью;
в) две последние цифры текущего календарного года.
Например:
10-36/13.
7.3.17. Регистрационный штамп ставится в нижнем правом углу входящего документа. В регистрационном штампе указываются номер и дата регистрации документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления.
7.3.18. При повторном поступлении документов по одному и тому же вопросу им присваивается первоначальный регистрационный номер, но с дополнительным индексом "1", "2" и так далее (№ 00-000/00-1).
7.3.19. При регистрации входящих документов в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная карточка.
7.3.20. После регистрации входящий документ сканируется, прикрепляется к регистрационно-контрольной карточке и направляется через систему электронного документооборота на рассмотрение главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации.
7.3.21. Приложения к документу, объемом свыше 10 листов, не сканируются и передаются исполнителю в работу в бумажном виде.
7.3.22. Допускается не сканировать прошитые документы.
7.3.23. Оригиналы входящих документов, сканированные копии которых размещены в системе электронного документооборота, хранятся в Управлении организационной работы до сдачи на хранение в муниципальный архив.

7.4. Порядок оформления резолюций на входящие документы

7.4.1. Резолюции на входящие документы налагаются непосредственно главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, в системе электронного документооборота, бланках поручений или непосредственно на документе. Проекты резолюций могут готовить помощники (советники) соответствующих должностных лиц.
7.4.2. Резолюции на документах определяют фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, содержание поручений, сроки их исполнения, должны иметь подпись должностного лица, наложившего резолюцию, и дату ее наложения.
7.4.3. Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом "ответственный".
7.4.4. Если резолюция предусматривает несколько поручений, то она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт включает исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Допускается подготовка ответа по каждому поручению в резолюции отдельно.
7.4.5. Срок наложения резолюции главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации не должен превышать 2 дней со дня регистрации документа в Управлении организационной работы.
7.4.6. Внесение изменений в резолюцию главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата осуществляется не позднее 3 дней со дня ее наложения, с обязательным информированием Управления организационной работы.

7.5. Сроки рассмотрения и исполнения документов

7.5.1. Документы, зарегистрированные Управлением организационной работы, направляются на рассмотрение должностным лицам Администрации в соответствии с резолюцией главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации с помощью системы электронного документооборота.
7.5.2. Занесение резолюций главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации по входящим документам в раздел "Поручения" регистрационно-контрольной карточки системы электронного документооборота осуществляется работниками Управления организационной работы.
7.5.3. Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступивших в соответствии с резолюцией в отраслевые (функциональные) органы Администрации, осуществляют лица, ответственные за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах Администрации.
7.5.4. Общий срок исполнения входящих документов - 30 календарных дней со дня регистрации.
7.5.5. Иные сроки исполнения документов могут быть установлены:
а) в тексте документа;
б) в резолюции.
7.5.6. В соответствии с резолюциями:
а) "Срочно" - срок исполнения документа 5 дней,
б) "Весьма срочно" - 3 дня,
в) "Оперативно" - 10 дней.
7.5.7. Протест прокуратуры подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок со дня его регистрации в Управлении организационной работы.
7.5.8. Представление прокурора об устранении нарушений закона подлежит безотлагательному рассмотрению в течение месяца, по результатам которого должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, о результатах должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
7.5.9. Ответ на запрос депутата Костромской областной Думы, депутата Думы города Костромы направляется в письменном виде не позднее 15 дней со дня регистрации в Управлении организационной работы.
7.5.10. Ответ на запрос Думы города Костромы, оформленный решением Думы города Костромы, дается не позднее 15 дней со дня его регистрации в Управлении организационной работы или в иной установленный в решении Думы срок.
7.5.11. Ответ на поручение, рекомендацию Думы города Костромы, содержащиеся в протоколе заседания Думы города Костромы, дается не позднее 15 дней со дня регистрации протокола в Управлении организационной работы или в иной установленный Думой срок.
7.5.12. Ответ на межведомственный запрос направляется автору запроса в течение 5 рабочих дней.
7.5.13. Ответ в письменной форме на обращение уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, уполномоченного по защите прав предпринимателей в Костромской области, запрашиваемые им сведения, документы и материалы представляются в срок, не превышающий пятнадцати дней со дня получения соответствующего обращения.
7.5.14. Жалоба на нарушение служащим требований Административного регламента предоставления Администрацией города Костромы муниципальной услуги подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
Жалоба на отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц или муниципальных служащих в принятии документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
7.5.15. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.
7.5.16. Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
7.5.17. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.
7.5.18. Промежуточный ответ не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока согласовывается с автором резолюции или курирующим заместителем главы Администрации (руководителем аппарата Администрации). Исполнитель направляет промежуточный ответ заявителю, а экземпляр письма с визой согласования передается в Управление организационной работы для отметки в регистрационно-контрольной карточке документа системы электронного документооборота и переноса срока исполнения документа.
7.5.19. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.
7.5.20. В отраслевых (функциональных) органах Администрации сроки исполнения документов устанавливаются их руководителями исходя из срока, установленного главой Администрации, заместителем главы Администрации, руководителем аппарата Администрации.
7.5.21. Документы с резолюциями "Для сведения", "Для использования в работе", "Для руководства в работе" на контроль не ставятся.

7.6. Порядок оформления и отправки исходящих документов

7.6.1. Документы, подписанные электронной подписью в системе электронного документооборота главой Администрации, заместителями главы Администрации, распечатываются помощниками (советниками) соответствующих должностных лиц и передаются для подписания ими на бумажном носителе.
7.6.2. Документы, подписанные электронной подписью в системе электронного документооборота руководителем аппарата Администрации, распечатываются сотрудниками Управления организационной работы и передаются для подписания им на бумажном носителе.
7.6.3. Управлением организационной работы осуществляется регистрация, сканирование исходящих документов, подписанных главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, размещение их в системе электронного документооборота и их отправка, за исключением случаев, указанных в настоящем подразделе.
7.6.4. Регистрацию и отправку исходящих документов, подписанных главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, осуществляют:
а) Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан - ответы на обращения граждан, исходящие документы на поручения губернатора Костромской области, его заместителей;
б) Отдел кадровой работы - исходящие документы, адресованные руководителям муниципальных учреждений и предприятий, муниципальным служащим по вопросам трудовых отношений;
в) Правовое управление - исковые заявления (жалобы) и другие документы, связанные с участием в судебных разбирательствах;
г) специалист по мобилизационной работе и защите государственной тайны Администрации - документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом "ДСП";
д) отдел по связям с общественностью Управления организационной работы - документы, связанные с поданными уведомлениями о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях;
е) отраслевые (функциональные) органы Администрации - исходящие документы, являющиеся результатом оказания данным отраслевым (функциональным), территориальным органом муниципальной услуги.
7.6.5. При регистрации исходящих документов в регистрационно-контрольной карточке в системе электронного документооборота указывается способ доставки письма адресату.
7.6.6. Документы, передаваемые для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Регламента Администрации города Костромы и настоящей Инструкции.
7.6.7. Неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются в соответствующие отраслевые (функциональные) органы Администрации или помощникам (советниками) заместителей главы Администрации для переоформления, даже если они подписаны руководителем.
7.6.8. Выдача исходящих документов адресату на руки подтверждается подписью лица, принявшего документы, в разносной книге исходящих документов, оформленной в соответствии с приложением 10 к настоящей Инструкции.
7.6.9. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает почтовый или телеграфный адрес организаций, а при ответе на поступивший документ - также его регистрационный номер и дату.
7.6.10. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются Управлением организационной работы к отправке:
а) в трех экземплярах - в случае направления документа в один адрес (первый экземпляр отправляется адресату, второй остается в Управлении организационной работы, третий после регистрации возвращается исполнителю);
б) в случае направления документа нескольким адресатам - в количестве экземпляров, на два экземпляра превышающем число адресатов, с тем чтобы один экземпляр остался в Управлении организационной работы и один экземпляр после регистрации был возвращен исполнителю.
7.6.11. К экземпляру документа, остающемуся в Управлении организационной работы, прикладывается лист, содержащий информацию о согласовании документа должностными лицами Администрации и подписании электронной подписью в системе электронного документооборота.
7.6.12. Приложения к исходящему документу исполнителем не сканируются и передаются в Управление организационной работы после подписания основного документа электронной подписью в системе электронного документооборота.
7.6.13. Исходящие документы, поступившие в Управление организационной работы, подлежат регистрации и отправке в день поступления.
7.6.14. Исходящие документы, поступившие в Управление организационной работы после 15.00 часов и не имеющие отметку "Срочно", подлежат регистрации и отправке на следующий день.
7.6.15. Исходящий регистрационный номер документа, подписанного главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, включает в себя:
а) порядковый номер заголовка дел по номенклатуре с добавлением индекса "исх", отделяемые дефисом;
б) порядковый регистрационный номер в пределах календарного года, отделяемый дробью;
в) две последние цифры текущего календарного года.
Например:
10исх-34/13.
7.6.16. Документ, отправляемый посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей, должен оформляться на бланке по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Отправляемый документ может представлять собой отсканированное изображение оригинала документа на бумажном носителе с изображением собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ, либо электронную версию документа, подписанного электронной подписью.
7.6.17. Электронные сообщения могут быть подписаны электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи. В таком случае электронное сообщение признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, досылка адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.";
1.79. в пункте 7.7.1 слово ", территориальные" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.80. пункты 7.7.2-7.7.4 изложить в следующей редакции:
"7.7.2. Организация работы с документами в отраслевых (функциональных) органах Администрации обеспечивается сотрудниками, ответственными за организацию делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:
а) получение и учет документов, поступающих из Управления организационной работы, Отдела контроля и рассмотрения обращения граждан через систему электронного документооборота;
б) получение, регистрация и учет документов, в том числе обращений граждан, поступающих непосредственно в отраслевой (функциональный) орган Администрации;
в) своевременная передача полученных документов на бумажных носителях руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации;
г) своевременная передача документов от руководителя непосредственному исполнителю через систему электронного документооборота или на бумажных носителях;
д) организация контроля за прохождением документов, поступивших в отраслевой (функциональный) орган Администрации;
е) регистрация исходящих документов, подписанных руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации, и их отправка;
ж) ознакомление работников с муниципальными правовыми актами, распорядительными и информационными документами;
з) систематическое информирование руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации о состоянии исполнения документов и поручений, содержащихся в резолюции на документ;
и) выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;
к) ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел отраслевого (функционального) органа Администрации, контроль за ведением дел иными сотрудниками органа;
л) подготовка и сдача дел на архивное хранение;
м) иных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и (или) приказами руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации.
7.7.3. Отраслевые (функциональные) органы Администрации ведут учет поступления, прохождения и исполнения документов в системе электронного документооборота, в системе автоматизированного документооборота или журналах, форма которых устанавливается приказом руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации или муниципальными правовыми актами города Костромы.
7.7.4. Документы, поступившие в отраслевой (функциональный) орган Администрации после их учета, передаются руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации и в соответствии с его резолюцией направляются на исполнение или для ознакомления.";
1.81. в пункте 7.7.5:
а) после слова "Руководители" дополнить словами "отраслевых (функциональных)";
б) после слова "поручений" дополнить словами ", содержащихся в резолюциях на документы";
1.82. в пункте 7.7.6:
а) в абзаце первом после слов "При работе с документами в" дополнить словами "отраслевых (функциональных)";
б) в подпункте "г" слово ", территориальный" в соответствующем числе и падеже исключить;
в) в подпункте "д" слова "связям с общественностью и" заменить словами "работе со";
1.83. подразделы 8.1, 8.2 изложить в следующей редакции:
"8.1. Общие положения о контроле

8.1.1. Контролю в соответствии с настоящей Инструкцией подлежит исполнение:
а) поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) Администрации;
б) поручений, содержащихся в резолюциях главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, на поступившие в Администрацию документы;
в) поручений губернатора Костромской области и его заместителей, данных на совещаниях для исполнения главой Администрации города Костромы;
г) поручений главы Администрации города Костромы, данных на совещаниях при главе Администрации города Костромы.
8.1.2. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа или поручения с контроля, направление исполненного документа или поручения в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

8.2. Организация контроля исполнения поручений,
содержащихся в резолюциях главы Администрации,
заместителей главы Администрации, руководителя
аппарата, на поступившие в Администрацию документы

8.2.1. Основанием для постановки документов на контроль является резолюция главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации и срок исполнения, указанный в резолюции или в тексте документа.
8.2.2. Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов являются заместители главы Администрации, руководитель аппарата Администрации и руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации.
8.2.3. Контроль исполнения служебных документов и поручений осуществляют помощники (советники) заместителей главы Администрации, руководитель аппарата Администрации или руководители соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации.
8.2.4. Контроль сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях к входящим документам, осуществляет Управление организационной работы.
8.2.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического его исполнения по существу, а также выполнения поручения, содержащегося в резолюции к нему, и сообщения результатов заявителю или документального подтверждения исполнения в виде постановления, протокола, платежного документа, служебной записки и прочего.
8.2.6. Управлением организационной работы ежедневно составляются перечни входящих документов, сроки исполнения которых истекают в течение ближайших 2-5 дней, и направляется данные перечни руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, помощникам (советникам) заместителей главы Администрации, руководителю аппарата Администрации через систему электронного документооборота.
8.2.7. По состоянию на 1 и 15 число каждого месяца Управлением организационной работы руководителям отраслевых (функциональных), органов Администрации, помощникам (советникам) заместителей главы Администрации, руководителю аппарата Администрации направляется информация о нарушениях сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, на поступившие в Администрацию документы.";
1.84. в пункте 8.3.1 после слов "заместителя главы Администрации" дополнить словами ", руководителя аппарата Администрации", слово ", территориального" исключить;
1.85. в пункте 8.3.2 слово ", территориального" исключить, последнее предложение изложить в следующей редакции: "Руководитель отраслевого (функционального) органа Администрации представляет помощнику (советнику) главы Администрации информацию о состоянии выполнения правового акта.";
1.86. в пункте 8.3.3 слово ", территориальным" исключить;
1.87. в пункте 8.3.5 слово ", территориальных" исключить;
1.88. в пункте 8.4.2 слово ", территориальных" исключить;
1.89. в пункте 8.4.3 слова "оперативных совещаниях при главе Администрации" заменить словами "совещаниях по планированию работы Администрации";
1.90. в пункте 8.4.4 слово ", территориальных" исключить;
1.91. в пункте 8.4.5 слово ", территориальных" исключить;
1.92. в пункте 9.1.1 слова "Управляющего делами" заменить словами "руководителя аппарата";
1.93. в пункте 9.1.4 слово ", территориальных" исключить;
1.94. в пункте 9.2.1 слово ", территориальных" исключить;
1.95. в пункте 9.2.2 слова "Управляющий делами" заменить словами "руководитель аппарата";
1.96. в пункте 9.2.3 слово ", территориальных" исключить;
1.97. в пункте 10.1.1 слово ", территориальных" исключить;
1.98. в пункте 10.1.3 слово ", территориальных" исключить;
1.99. пункты 10.1.4-10.1.13 изложить в следующей редакции:
"10.1.4. В отраслевых (функциональных) органах Администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел отраслевого (функционального) органа Администрации.
10.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Костромы" и подписывается руководителем структурного подразделения.
10.1.6. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Муниципального казенного учреждения "Муниципальный архив города Костромы" (далее - Муниципальный архив).
10.1.7. Сводная номенклатура дел отраслевого (функционального) органа Администрации подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией отраслевого (функционального) органа Администрации, рассматривается экспертной проверочной методической комиссией Муниципального архива, в который передаются документы на постоянное хранение, представляется на согласование экспертной проверочной комиссии комитета по делам архивов Костромской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации.
10.1.8. Сводная номенклатура дел отраслевого (функционального) органа Администрации согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре отраслевого (функционального) органа Администрации.
10.1.9. После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения отраслевого (функционального) органа Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.10. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй экземпляр используется в делопроизводстве в качестве рабочего. Третий экземпляр передается в Управление организационной работы. Четвертый экземпляр передается в Муниципальный архив.
10.1.11. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.1.12. Вновь созданные отраслевые (функциональные) органы Администрации или их структурные подразделения обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.
10.1.13. Номенклатуры дел отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, включаются в сводную номенклатуру дел Администрации, которая составляется Управлением организационной работы Администрации в порядке, установленном пунктами 10.1.4-10.1.12, подписывается начальником Управления организационной работы, руководителем аппарата Администрации и утверждается распоряжением Администрации не позднее конца текущего года.";
1.100. пункт 10.2.2 изложить в следующей редакции:
"10.2.2. Названиями разделов сводной номенклатуры дел отраслевого (функционального) органа Администрации являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел Администрации разделы располагаются в соответствии со штатным расписанием Администрации.";
1.101. в пункте 10.2.3 слово ", территориальных" исключить;
1.102. в пункте 10.2.5 слово ", территориального" исключить;
1.103. в пункте 10.2.8 слово ", территориальных" исключить;
1.104. в подпункте "б" пункта 10.2.9 слово ", территориального" исключить;
1.105. в пункте 10.2.24 слово ", территориальный" исключить;
1.106. в пункте 10.2.25 слово ", территориальном" исключить;
1.107. в пункте 11.1.2 слова ", как правило,", ", территориального" исключить;
1.108. в пункте 11.1.4 слово ", территориальном" исключить;
1.109. в пункте 11.2.5 слово ", территориального" исключить;
1.110. в пункте 11.2.8 слово ", территориальных" исключить;
1.111. в пункте 11.2.16 слово ", территориальных" исключить;
1.112. в пункте 11.3.1 слово ", территориальных" исключить;
1.113. в пункте 11.3.8:
1.113.1. в подпункте "б" слово ", территориального" исключить;
1.113.2. в подпункте "в" слово ", территориального" исключить;
1.113.3. подпункт "г" дополнить словами "или отраслевого (функционального) органа Администрации";
1.114. в подпункте "д" слова ", территориальному", ", согласованной с экспертной комиссией Архивного отдела" исключить;
1.115. пункт 11.3.11 после слова "Администрации" дополнить словами ", отраслевого (функционального) органа Администрации";
1.116. в пункте 12.1.2 слово ", территориальных" исключить;
1.117. в пункте 12.1.5 слова "в течение года" заменить словами "в течение 5 лет";
1.118. в пункте 12.2.1 слово ", территориальных" исключить;
1.119. пункт 12.2.3 изложить в следующей редакции:
"12.2.3. Функции муниципального архива города Костромы выполняет Муниципальное казенное учреждение города Костромы "Муниципальный архив".";
1.120. в пункте 12.2.4 слово ", территориальных" исключить;
1.121. в пункте 12.3.2 слово ", территориальных" исключить;
1.122. в пункте 12.3.3 слово ", территориальном" исключить;
1.123. в пункте 12.3.4 слово ", территориального" исключить;
1.124. в пункте 12.3.5 слово ", территориальном" исключить;
1.125. пункт 12.3.7 изложить в следующей редакции:
"12.3.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Администрации или отраслевого (функционального), территориального органа Администрации, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная проверочная комиссия комитета по делам архивов Костромской области.";
1.126. в пункте 12.3.11 слова "отраслевом (функциональном) органе" заменить словами "отраслевом (функциональном), территориальном органе", слова "Архивный отдел" заменить словами "Муниципальный архив" в соответствующем числе и падеже;
1.127. в пункте 12.3.12 слова "два года" заменить словами "5 лет", слово ", территориальных" исключить;
1.128. в пункте 12.3.13 слово ", территориального" исключить;
1.129. в пункте 12.3.16 слово ", территориальный" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.130. в пункте 12.3.17 слово ", территориальный" в соответствующем числе и падеже исключить, слова "экспертную комиссию" заменить словами "экспертную проверочную комиссию комитета по делам архивов Костромской области";
1.131. в пункте 12.3.18 слово ", территориальный" в соответствующем числе и падеже исключить, слова "экспертно-проверочной комиссией" заменить словами "экспертной проверочной методической комиссией";
1.132. в пункте 12.3.19 слова ", как правило,", ", территориального" исключить;
1.133. последнее предложение пункта 12.4.1 изложить в следующей редакции: "Их передача производится только по описям дел, утвержденным (документы постоянного хранения) или согласованным (документы по личному составу) экспертной проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области.";
1.134. пункты 12.4.2, 12.4.3 изложить в следующей редакции:
"12.4.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в Муниципальный архив по истечении установленного законодательством срока временного хранения до передачи на постоянное хранение - через 5 лет после их завершения в делопроизводстве.
12.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.";
1.135. в пункте 12.4.4 слово ", территориальных" исключить;
1.136. в пункте 12.4.5 слово ", территориальные" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.137. пункт 12.4.6 изложить в следующей редакции:
"12.4.6. Прием каждого дела производится служащим Муниципального архива в присутствии служащего отраслевого (функционального) органа Администрации, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащего Муниципального архива и служащего, передавшего дела.";
1.138. пункт 12.4.7 признать утратившим силу;
1.139. пункт 12.4.8 изложить в следующей редакции:
"12.4.8. В случае реорганизации или ликвидации отраслевого (функционального) органа Администрации, его структурного подразделения служащий, ответственный за ведение делопроизводства данного отраслевого (функционального) органа Администрации, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, производит их упорядочение и передает их в Муниципальный архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по утвержденным или согласованным экспертной проверочной комиссией комитета по делам Архивов Костромской области описям дел.";
1.140. в пункте 13.1.2 слово ", территориальные" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.141. в пункте 13.1.3 слова "с 8 часов до 12 часов и с 13 часов до 17 часов" заменить словами "с 9 часов до 13 часов и с 14 часов до 18 часов";
1.142. пункт 13.1.7 признать утратившим силу;
1.143. пункты 13.1.9, 13.1.10 изложить в следующей редакции:
"13.1.9. Регистрация писем производится в системе электронного документооборота Администрации с составлением регистрационной карточки обращения.
В регистрационной карточке обращения указывается:
а) дата регистрации;
б) регистрационный номер;
в) фамилия и инициалы гражданина, направившего обращение;
г) адрес гражданина, направившего обращение;
д) вид обращения (предложение, заявление, жалоба);
е) способ получения (почта, электронная почта, сайт Администрации, форум, личный прием главы Администрации, заместителей главы Администрации, факс, передвижная приемная главы Администрации города);
ж) цифровой код в соответствии с тематическим классификатором обращений;
з) краткое содержание обращения;
и) источник-организация, номер и дата сопроводительного письма организации, перенаправившей обращение в Администрацию по компетенции;
к) адресат (глава Администрации города Костромы, первый заместитель главы Администрации, заместитель главы Администрации, руководитель аппарата Администрации);
л) автор поручения (глава Администрации, заместитель главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, начальник отдела контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации);
м) плановая дата рассмотрения обращения;
н) текст поручения по обращению;
о) отметка о постановке обращения на контроль;
п) исполнитель (отраслевой (функциональный), территориальный орган Администрации);
р) отметка о наличии промежуточного ответа с указанием даты;
с) отметка об исполнении (с указанием даты);
т) анализ ответа (меры приняты, удовлетворено, даны разъяснения, ответ не требуется).";
1.144. пункт 13.2.1 изложить в следующей редакции:
"13.2.1. Зарегистрированные письма сортируются Отделом контроля и рассмотрения обращений граждан по адресатам и передаются в электронном виде помощникам (консультантам) соответствующих должностных лиц для рассмотрения и доклада главе администрации и заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации.";
1.145. в пункте 13.2.5 слово ", территориальные" в соответствующем числе и падеже исключить;
1.146. в пункте 13.2.6 слово ", территориального" исключить;
1.147. в пункте 13.2.8 слово ", территориального" исключить;
1.148. в пункте 13.3.1 слово ", территориальным" исключить;
1.149. в пункте 13.3.5 слово ", территориального" исключить;
1.150. пункт 13.3.7 изложить в следующей редакции:
"13.3.7. Ответы, не соответствующие требованиям настоящей Инструкции, возвращаются Отделом контроля и рассмотрения обращений граждан либо отраслевым (функциональным) органом Администрации на доработку должностным лицам, ответственным за делопроизводство.";
1.151. в пункте 13.3.8 слова "управляющий делами" заменить словами "руководитель аппарата";
1.152. в пункте 13.4.2 слово ", территориальных" исключить;
1.153. в пункте 13.4.3 слово ", территориальные" исключить;
1.154. в пункте 13.5.2 слово ", территориальные" исключить;
1.155. в Приложении 1:
1.155.1. слова "Начальник Административно-правового управления" заменить словами "Начальник Правового управления";
1.155.2. слова "Управляющий делами" заменить словами "Руководитель аппарата";
1.156. приложение 6 изложить в следующей редакции:
"Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Костромы

Форма бланка распоряжения заместителя
главы Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
заместителя главы Администрации

__________________ № __________________";

1.157. приложение 7 изложить в следующей редакции:
"Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Костромы

Форма продольного должностного бланка главы
Администрации города Костромы

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ
_________________________________________________________
Советская ул., 1, г. Кострома, Костромская обл., 156000.
Тел. (4942) 31-44-40; факс (4942) 31-39-32.
E-mail: glava@admgor.kostroma.net

______________ № ______________
На № _________ от _____________";

1.158. приложение 8 признать утратившим силу;
1.159. в приложении 11 слова "Глава города Костромы" заменить словами "глава Администрации города Костромы";
1.160. в приложении 12 слова "Глава города Костромы" заменить словами "глава Администрации города Костромы";
1.161. в приложении 13 слова "Глава города Костромы" заменить словами "глава Администрации города Костромы".
2. Настоящее распоряжение вступает в силу с 1 октября 2013 года.

Глава Администрации
города Костромы
В.В.ЕМЕЦ


-----------------------------------------------------------------------------